프로젝트 또는 팀 관리를 위해 Microsoft Outlook을 사용하는 방법

칸반 보드 부터 협업 애플리케이션 까지 프로젝트와 팀을 관리하기 위한 앱이 많이 있습니다. 이미 Microsoft Office를 사용하고 있다면 기본 제공되는 다양한 기능을 활용하여 Outlook에서 자신과 팀을 체계적으로 정리할 수 있습니다.

프로젝트 계획 시 이메일을 색상으로 구분하고 메시지를 작업으로 전환할 수 있습니다. 팀으로 작업하는 경우 작업을 생성 및 할당하고 그룹을 설정할 수 있습니다. 이러한 기능을 다른 기능과 함께 사용하기 위해 Microsoft Outlook을 프로젝트 관리 도구로 사용하기 위한 몇 가지 제안, 팁 및 단계는 다음과 같습니다.

수신 이메일 분류

프로젝트를 관리할 때 사용할 수 있는 가장 간단하면서도 유용한 기능 중 하나는 이메일을 색상으로 구분하는 것입니다. Outlook 카테고리를 설정한 후에는 이를 이메일에 할당하여 받은 편지함에서 눈에 띄게 만들 수 있습니다. 또한 원하는 경우 카테고리를 자동으로 할당하는 규칙을 만들 수도 있습니다.

가장 적합한 카테고리를 만들 수 있습니다. 일부 제안에는 각 프로젝트, 클라이언트 또는 부서에 대한 카테고리가 포함됩니다.

Outlook의 홈탭으로 이동하여 태그 그룹에서 분류메뉴를 엽니다. 그런 다음 모든 카테고리를 선택하세요.

카테고리 이름의 색상만으로 미리 만들어진 여러 카테고리를 볼 수 있습니다. 이 중 하나를 편집하여 보다 의미 있는 이름을 사용할 수 있습니다. 카테고리를 선택하고 오른쪽의 이름 바꾸기를 선택한 후 새 이름을 입력하고 Enter를 눌러 저장하세요.

새 카테고리를 만들려면 오른쪽에서 새로 만들기를 선택하세요. 이름을 입력하고 색상을 선택한 후 선택적으로 단축키를 추가하고 확인을 눌러 저장하세요.

이메일에 카테고리를 지정하려면 다음 중 하나를 수행하세요.

홈탭에서 분류를 선택하고 사용하려는 카테고리를 선택하세요.

마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 분류로 이동한 다음 팝아웃 메뉴에서 하나를 선택하세요.

그러면 받은 편지함의 이메일 옆과 해당 창의 메시지 상단에 카테고리가 표시됩니다.

이메일을 작업으로 전환

Outlook에서 프로젝트를 관리하는 데 특히 유용한 방법은 이메일을 작업으로 전환하는 것입니다. 이해관계자를 위해 프로젝트 상태를 업데이트하거나 팀 구성원에게 문서를 보내 달라는 요청을 받을 수 있습니다. 해당 메시지를 작업 목록에 추가하면 손쉽게 완료할 수 있습니다..

이메일을 작업으로 빠르게 전환하려면 다음 중 하나를 수행하세요.

받은편지함에서 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이동으로 이동하여 팝업 메뉴에서 작업 폴더를 선택하세요.

메시지 창의 리본에서 이동을 선택하고 이동드롭다운 메뉴를 사용하여 작업 폴더를 선택합니다.

받은편지함의 메시지를 왼쪽 탐색 메뉴에 있는 작업아이콘으로 드래그하세요.

이메일을 작업으로 전환할 때 추가 옵션을 보려면 이 다음 방법을 대신 사용할 수 있습니다.

마우스 오른쪽 버튼을 누른 채로 이메일을 선택한 다음 왼쪽의 작업아이콘으로 드래그하여 놓습니다.

이메일을 텍스트가 있는 작업으로 복사하거나, 이메일이 첨부된 작업으로 복사하거나, 이메일을 첨부파일이 있는 작업으로 이동할 수 있는 옵션이 표시됩니다.

이러한 옵션 중 하나를 선택하면 설정이 완료됩니다. 마음이 바뀌면 취소를 선택할 수도 있습니다.

그런 다음 언제든지 Outlook 작업 아이콘을 선택하여 할 일 목록을 확인하세요.

작업 생성 및 할당

이메일을 자신의 할 일로 바꾸는 것 외에도 Outlook에서 작업을 만들고 할당할 수 있습니다. 이는 직접 작업을 수행하기보다는 작업을 위임하기로 결정하거나 클릭 한 번으로 보낼 수 있는 작업에 대한 상태 보고서를 받고 싶은 경우에 편리합니다.

왼쪽의 작업아이콘을 선택하거나 홈탭에서 새 항목>작업을 선택하고 평소대로 새 작업을 수행합니다. 또는 위 단계를 사용하여 이메일을 작업으로 전환할 수 있습니다.

제목, 시작 및 기한, 우선순위, 세부정보를 포함한 모든 작업 세부정보를 완료합니다. 준비가 되면 작업탭으로 이동하여 리본의 작업 관리 섹션에서 작업 할당을 선택하세요.

이렇게 하면 담당자를 추가하기 위한 받는 사람 줄이 포함되도록 작업 창이 새로 고쳐집니다. 이름이나 이메일 주소를 입력하거나 받는 사람버튼을 사용하여 주소록에서 선택하세요.

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선택적으로 확인란을 선택하여 목록에 작업의 업데이트된 사본을 보관하고 작업이 완료되면 상태 보고서를 받을 수 있습니다.

모든 것이 완료된 후 보내기를 선택하여 담당자에게 작업을 보냅니다.

이메일을 통해 작업을 받으면 자신의 작업 목록에 추가하기만 하면 됩니다.

작업을 진행하면서 상태및 완료율필드를 사용할 수 있으며 상태 보고서 보내기를 선택할 수 있습니다. span>작업탭을 클릭하면 이메일을 통해 업데이트된 상태를 확인할 수 있습니다.

연락처 그룹 설정

팀, 배포 목록 만들기 또는 연락처 그룹과 함께 작업하면 시간이 절약됩니다. 이메일, 캘린더 일정, 작업에 모든 팀원을 추가하는 대신 그룹만 추가하면 됩니다.

왼쪽 탐색 메뉴에서 사람아이콘을 선택하세요.

홈탭으로 이동하여 리본의 새 섹션에서 새 연락처 그룹을 선택하세요.

상단에 그룹 이름을 입력하세요. 그런 다음 회원 섹션에서 회원 추가를 선택하고 Outlook 연락처에서, 주소록에서또는 새 이메일 연락처를 선택하세요. >.

처음 두 옵션을 사용하면 연락처를 선택하고 회원버튼을 사용하여 연락처를 추가할 수 있는 새 창이 열립니다. 모든 회원이 확보될 때까지 이 과정을 계속하고 확인을 선택하여 저장하세요.

그러면 그룹 회원 목록이 표시되며 필요한 경우 더 추가할 수 있습니다. 저장 후 닫기를 선택하여 프로세스를 완료하고 그룹을 저장하세요.

이메일 주소 입력란에 생성한 그룹을 사용하거나 이벤트 초대 대상자로 사용하려면 그룹 이름을 입력하고 추천 항목에서 선택하거나 받는 사람버튼을 사용하여 그룹을 찾으세요. 그룹을 선택하세요.

캘린더 공유

Outlook에서 특정 그룹 일정 설정 할 수 있지만 간단히 나만의 캘린더를 공유하세요 할 수도 있습니다. 이는 프로젝트의 백업 또는 공동 관리자 역할을 하는 팀원에게 도움이 됩니다.

왼쪽의 캘린더아이콘을 선택한 다음 폴더 창을 사용하여 캘린더를 선택하세요..

홈탭으로 이동하여 캘린더 관리 그룹에서 캘린더 공유를 선택하세요. 달력을 선택하세요.

권한탭에서 추가버튼을 사용하여 공유할 연락처를 선택하세요.

연락처를 찾아 추가를 선택한 다음 확인을 선택하세요. 그런 다음 허용하려는 권한에 따라 보기 가능또는 수정 가능을 선택하세요.

적용을 선택한 다음 확인을 선택하여 캘린더를 공유하세요.

수신자는 귀하가 캘린더를 공유하고 있다는 이메일을 받게 됩니다. Outlook 일정 목록에서 귀하의 일정을 보도록 허용할 수 있습니다.

폴더 관리

Outlook의 폴더는 컴퓨터에서 사용하는 폴더와 같습니다. 항목을 정리하는 간단한 방법을 제공합니다. 프로젝트나 팀의 Outlook 폴더를 관리할 수 있는 몇 가지 좋은 방법이 있습니다.

받은 편지함 왼쪽에 있는 폴더 창을 엽니다. 그런 다음 계정이 두 개 이상인 경우 계정을 확장하여 그 안에 있는 모든 폴더를 볼 수 있습니다.

새 상위 폴더 또는 하위 폴더 생성

모든 것을 체계적으로 정리하려면 프로젝트당 폴더 생성 개 또는 모든 고객이나 팀 구성원당 하나씩 고려하세요.

계정이나 현재 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택한 다음 이름을 지정합니다.

하위 폴더 정렬

상위 폴더에 하위 폴더가 많은 경우 정렬을 통해 필요한 폴더를 빠르게 찾을 수 있습니다. 상위 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 하위 폴더 A부터 Z까지 정렬을 선택합니다.

즐겨찾기에 폴더 추가

즐겨찾기섹션은 폴더 창 상단에 있습니다. 해당 창을 축소하면 왼쪽 막대에 즐겨찾기가 표시됩니다. 두 가지 모두 자주 사용하는 폴더에 빠르게 액세스할 수 있습니다.

폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 즐겨찾기에 추가를 선택하거나 폴더 창 상단에 있는 즐겨찾기 섹션으로 폴더를 드래그하세요.

읽지 않은 항목 수 표시

창의 해당 폴더에 해당 폴더의 읽지 않은 총 항목 수를 표시할 수 있습니다. 새 메시지를 빠르게 찾을 수 있으므로 자동으로 폴더에 이메일을 보내는 경우 유용합니다..

폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택합니다.

일반탭을 열고 읽지 않은 항목 수 표시를 선택하세요.

적용및 확인을 선택하여 변경 사항을 저장합니다.

모든 항목을 보려면 대신 총 항목 수 표시를 선택하세요.

일반적인 작업 자동화

위에서 언급한 것처럼 Outlook에서는 자동 작업을 수행할 수 있습니다. 여기에는 이메일을 메시지 전달 폴더로 이동하고 항목에 중요도를 표시하는 것이 포함됩니다. 각 기능은 받은편지함을 최신 상태로 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 프로젝트나 팀에도 도움이 됩니다.

Outlook 규칙 만들기

Windows, Mac 및 웹에서 확인할 수 있는 Outlook에서 규칙 만들기 에 대한 전체 가이드가 있으므로 여기서는 프로젝트 관리에 도움이 되는 한 가지 예를 살펴보겠습니다. 위에서 언급한 대로 이메일을 자동으로 폴더로 이동할 수 있습니다. 또한 처음부터 규칙을 만드는 대신 받은 이메일을 기반으로 규칙을 만들 수 있습니다.

이메일을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 규칙으로 이동하고 규칙 만들기를 선택하거나 홈에서 규칙을 선택합니다.탭을 누르고 규칙 만들기를 선택하세요.

상단에 이메일의 기본 조건이 표시됩니다. 보낸 사람, 제목 또는 주소 지정 방법을 기반으로 규칙을 설정할 수 있습니다. 사용하려는 조건을 하나 이상 선택하세요.

다음 수행영역에서 항목을 폴더로 이동확인란을 선택합니다. 그런 다음 폴더 선택버튼을 사용하여 폴더를 선택하세요.

완료하고 새 규칙을 사용할 준비가 되면 확인을 선택하세요. 선택한 조건에 따라 이메일이 도착할 때마다 자동으로 선택한 폴더로 이동됩니다.

빠른 단계 만들기

Outlook의 또 다른 훌륭한 자동화 도구는 빠른 단계입니다. 빠른 단계를 사용하면 한 번의 클릭으로 이메일에 대한 작업을 수행할 수 있습니다. 상상할 수 있듯이 이는 시간을 크게 절약해 줍니다.

이메일 이동, 분류, 전달과 같은 작업을 위해 빠른 단계를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 내일 후속 조치를 위해 이메일에 플래그를 지정하는 빠른 단계를 설정하겠습니다..

홈탭으로 이동하여 빠른 단계상자에서 더보기화살표(하단 화살표)를 선택하세요. 새 빠른 단계>사용자 정의를 선택합니다.

빠른 단계 수정 상자 상단에 이름을 지정합니다. 그런 다음 작업 선택드롭다운 메뉴를 열고 플래그 메시지를 선택하세요.

다음 드롭다운 메뉴에서 내일을 선택합니다. 오늘이나 다음 주 또는 원하는 대로 다른 옵션을 선택할 수 있습니다.

빠른 단계를 저장하려면 마침을 선택하세요.

빠른 단계를 사용하려면 이메일을 선택하고 홈탭으로 이동하여 빠른 단계상자에서 선택하거나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 으로 이동하세요. >빠른 단계를 선택하고 팝아웃 메뉴에서 선택하세요.

그게 전부입니다. 클릭 한 번으로 내일 후속 조치를 위한 이메일을 표시했습니다.

다음 제안 사항이 Outlook에서 다음 새 프로젝트나 팀을 관리하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 더 자세한 내용은 Outlook에 Microsoft Teams를 추가하는 방법 에서 회의에 참여하거나 회의 일정을 잡는 더 간단한 방법을 확인하세요.

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