Google Docs에서 문서를 정리하는 10가지 방법

문서, 특히 긴 문서를 효과적으로 정리하는 것은 어려울 수 있습니다. 구글 문서 에 내장된 기능을 사용하면 보고서, 기사, 에세이, 제안서, 팀 문서 등을 효율적으로 구성할 수 있는 여러 가지 방법이 있습니다.

정보를 쉽게 표시하고 세부정보를 검색할 수 있도록 문서를 구조화해야 합니다. 이제 다음 Google 문서를 정리하기 위한 몇 가지 주요 기능을 살펴보겠습니다.

캐나다 몬트리올 – 2019년 4월 26일: Google Docs 홈페이지의 로고와 앱. Google은 인터넷 서비스 및 제품을 전문으로 하는 미국의 다국적 기술 회사입니다.

1. 요약 및 개요로 문서 스캔

문서 세부정보의 개요를 만드는 가장 간단한 방법 중 하나는 요약 및 개요 기능을 사용하는 것입니다. 이러한 편리한 도구는 콘텐츠 외부에 위치하므로 방해가 되지 않으며 클릭 한 번으로 표시하거나 숨길 수 있습니다.

이러한 정리 기능을 사용하면 문서의 내용을 요약하고 자동으로 생성된 개요를 통해 필요한 섹션으로 건너뛸 수 있습니다.

요약 및 개요 표시 및 닫기

요약과 개요를 표시하려면 보기탭으로 이동하여 개요 표시를 선택하세요.

그러면 문서 공간 왼쪽 상단에 문서 개요 표시아이콘이 표시됩니다. 확장하려면 선택하세요.

요약 및 개요가 완료되면 문서 개요 닫기화살표를 사용하여 이를 숨기고 문서 개요 표시아이콘을 다시 표시하세요.

요약 및 개요 추가

요약을 추가하려면 더하기 기호를 사용하여 상자를 열고 텍스트를 입력하세요.

나중에 변경하려면 수정아이콘(연필)을 선택하세요.

개요를 사용하려면 문서에 제목을 추가하세요(아래 설명 참조). 그러면 제목이 개요에 자동으로 표시됩니다. 그런 다음 제목을 선택하여 문서의 해당 섹션으로 이동할 수 있습니다.

필요한 경우 개요에서 제목 오른쪽에 있는 X를 선택하여 개요에서 특정 제목을 제거할 수 있습니다..

2. 목차 포함 및 사용자 정의

독자가 문서를 탐색하는 데 사용할 수 있는 내용을 원하는 경우 Google 문서도구에 목차를 삽입할 수 있습니다. 이 기능은 기본적인 기능이었지만 Google은 시간이 지남에 따라 맞춤설정 가능하고 매력적인 기능으로 개선했습니다.

목차 삽입

목차를 생성하다 하려면 제목을 사용하여 문서 섹션을 구성하세요. 제목 텍스트를 입력하고 선택한 다음 툴바의 스타일드롭다운 상자에서 제목 수준을 선택합니다. 이 제목은 표에 자동으로 표시됩니다.

표를 삽입할 준비가 되면 문서에서 원하는 위치에 커서를 놓습니다. 그런 다음 삽입메뉴를 열고 목차로 이동한 후 일반 텍스트, 점선, 연결 중에서 스타일을 선택하세요.

사용하려는 디자인을 선택하면 표가 표시됩니다.

목차 맞춤설정

Google 문서도구에서 목차의 모양과 작동 방식을 조정할 수 있는데 이는 좋은 기능입니다.

수정 도구를 열려면 표를 선택하여 작은 도구 모음을 표시하세요. 그런 다음 툴바의 점 3개를 사용하여 추가 옵션을 선택하세요.

사이드바가 열리면 서식 및 제목 수준에 대한 두 섹션이 표시됩니다.

서식: 다른 표 스타일을 선택하고, 페이지 번호를 표시하거나 숨기고, 선택적으로 점, 대시, 선과 같은 탭 리더를 사용하세요.

제목 수준: 표에 표시할 제목을 선택하고 선택적으로 들여쓰기를 조정합니다.

조정 내용이 실시간으로 업데이트되는 것을 확인할 수 있습니다.

3. 축소 가능한 제목을 사용하여 효율적으로 작업

Google에서는 2023년 초에 긴 문서 작업이 좀 더 쉬워졌습니다. 작업을 수행할 수 있는 매우 유용한 기능을 Docs에 추가했습니다. 제목을 접거나 펼칠 수 있습니다. 이는 문서에서 사용 중인 섹션에 집중하고 사용하지 않는 섹션은 축소하는 데 유용합니다.

이 글을 쓰는 시점에서 축소 가능한 제목은 페이지 없음 레이아웃을 사용할 때만 작동합니다. 이 기능이 결국 페이지 레이아웃으로 이전될지는 확실하지 않습니다.

새 문서나 기존 문서에서 페이지 없는 레이아웃을 사용하려면 파일으로 이동하여 페이지 설정을 선택하세요. 그런 다음 상단에서 페이지 없음을 선택하고 하단에서 확인을 선택하세요..

문서 제목 왼쪽에 화살표가 표시됩니다. 화살표를 사용하거나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 제목을 접거나 펼치세요.

4. 빌딩 블록으로 쉽게 정보 추적

Google 문서도구의 빌딩 블록을 사용하면 표, 텍스트 항목 및 드롭다운 목록을 사용하여 정보를 빠르고 편리하게 표시할 수 있습니다. 미리 패키지된 블록 중 하나를 삽입하고 한 곳에 세부정보를 입력하기만 하면 됩니다.

현재 제품 로드맵, 리뷰 추적기, 프로젝트 자산, 출시 콘텐츠 추적기를 포함하여 미리 만들어진 4개의 블록 중에서 선택할 수 있습니다. 빌딩 블록을 있는 그대로 사용하거나 필요에 맞게 맞춤설정할 수 있습니다.

문서 블록을 삽입하려면 문서에서 위치를 선택하고 삽입>문서 블록으로 이동하세요. 팝아웃 메뉴에서 사용하려는 유형을 선택하세요.

문서에 블록 팝업이 표시되어 사용할 수 있습니다. 콘텐츠에 맞게 제목을 변경하려면 다른 텍스트처럼 편집하면 됩니다.

5. 맞춤 블록 생성 및 재사용

지원되는 직장 또는 학교 Google 계정 가 있는 경우 Docs에서 맞춤 빌딩 블록을 설정할 수 있습니다. 이를 통해 블록을 생성하고 저장하고 재사용할 수 있습니다. 블록은 Google Docs 파일 형식으로 Google Drive에 저장되므로 향후 새 문서에서도 사용할 수 있습니다.

삽입>빌딩 블록으로 이동하여 팝업 메뉴에서 맞춤 빌딩 블록을 선택하세요.

문서에 팝업 메시지가 나타나면 새 사용자 정의 빌딩 블록을 선택하세요.

맞춤 블록으로 사용하려는 콘텐츠를 선택하고 상단의 파란색 막대에서 저장을 선택하세요.

블록 이름을 입력하고 선택적으로 설명을 입력합니다. 그런 다음 만들기를 선택하세요. 블록이 저장되었다는 확인 메시지를 받게 됩니다.

새 블록을 사용하려면 @(At) 기호와 블록 이름을 차례로 입력하고 나타나는 목록에서 선택하세요.

6. 코드 블록으로 프로그래밍 조각 입력

문서에 Java, JavaScript, Python과 같은 프로그래밍 코드가 포함되어 있는 경우 코드 빌딩 블록을 활용할 수 있습니다. 이를 통해 문서에서 코드를 깔끔하게 구성하세요 를 수행할 수 있습니다..

삽입>빌딩 블록으로 이동하여 코드 블록으로 이동한 후 팝아웃 메뉴에서 언어를 선택하세요.

블록이 나타나면 스니펫을 입력하기만 하면 됩니다. 프로그래밍 언어를 변경하려면 왼쪽 상단의 드롭다운 상자를 사용하세요. 색상을 업데이트하려면 오른쪽 상단에 있는 새로고침아이콘을 사용하세요.

7. 이메일, 캘린더 초대 및 회의 메모 공동작업

Google Docs에서 항목을 정리하는 또 다른 멋진 도구는 내장된 템플릿 블록입니다. 이메일, 캘린더 초대, 회의록을 공동으로 작성하는 경우 특히 유용합니다.

이메일의 경우 수신자, 제목, 메시지를 입력할 수 있습니다. 그런 다음 Gmail아이콘을 선택하여 Gmail에서 바로 초안을 만드세요.

캘린더 초대의 경우 제목, 참석자, 시작 및 종료 시간, 위치, 설명을 입력합니다. Google 캘린더에서 이벤트를 열려면 캘린더아이콘을 사용하세요.

회의 메모의 경우 드롭다운 목록에서 일정을 선택하면 제목, 날짜, 메모에 글머리 기호가 있는 참석자, 작업 항목에 대한 확인란이 포함된 블록이 표시됩니다. Gmail에서 회의록이 포함된 초안을 만들려면 이메일아이콘을 사용하세요.

이미지 누락

이러한 템플릿 중 하나를 사용하려면 삽입>빌딩 블록으로 이동하여 팝아웃 메뉴에서 옵션을 선택하세요.

8. 드롭다운 목록을 사용하여 세부 정보 입력

정보 추적을 위해 위의 구성 요소를 사용하면 Google Docs의 미리 만들어진 드롭다운 목록을 활용할 수 있습니다. 그러나 Google 스프레드시트처럼 만 자신만의 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 이는 귀하, 독자 또는 공동작업자가 필요한 세부정보를 쉽게 입력하는 데 유용합니다.

목록을 원하는 곳에 커서를 놓고 삽입메뉴를 열고 드롭다운을 선택하세요.

미리 만들어진 드롭다운 목록을 사용하려면 하단 섹션에서 하나를 선택하세요.