받은 편지함에 응답하지 않은 이전 메시지가 가득 차있어 중요한 이메일을 놓친 적이 있습니까? 대부분의 사람들이 이것을 경험했으며 거의 모든 사람들이 아침에받은 편지함을 열 자마자주의를 요하는 50 개의 읽지 않은 이메일의주의가 산만하다는 것을 알고 있습니다.
연구에 따르면 근로자들은 이메일을 읽고 답하는 데 일주일의 28 % 의 시간을 소비합니다. 이는 전체 근무 시간의 4 분의 1 이상입니다. 끊임없는 이메일을 처리 할 필요가 없다면 얼마나 더 많은 일을 할 수 있습니까?
Inbox Zero 란 무엇입니까?
Inbox Zero는 생산성 전문가 인 Merlin Mann이 개발 한 개념입니다. 대부분의 사람들은 이름에서 "0"을 사람이 가진 이메일 수를 가리키는 것으로 해석하지만 원래는 사람들이 이메일에 대해 생각하는 데 얼마나 많은 시간을 소비 하는지를 나타냅니다. 이메일이없는 경우 이메일에 대해 생각하는 시간이 거의 없습니다.
이 도움말은 Gmail에서 사용할 수있는 도구를 사용하여받은 편지함에서 읽지 않은 이메일의 수를 최소한으로 유지하는 방법을 안내합니다. 뿐만 아니라 하루 종일 수신하는 이메일의 무리를 길들이는 데 도움이 될 근무일에 적용 할 수있는 관행입니다.
이메일 관리 기본 사항
이메일 생산성을 높이는 첫 번째 단계는받은 편지함을 닫는 것입니다. 비 직관적으로 들릴 수 있지만 이메일이 도착할 때 주소를 지정하는 것보다 이메일을 읽고 응답 할 시간을 설정하는 것이 좋습니다. 연구에 따르면 기한, 자체 부과 여부, 효율성 향상 은 (는) 프로젝트에 소요되는 시간을 줄여줍니다.
매시간 시작시 5 분 또는 시작시 20 분 설정 그리고 하루의 끝, 이메일에 답하기 위해. 분명히 스팸 인 모든 이메일을 삭제합니다. 이메일에 응답하는 데 2 분 이하가 소요되는 경우 먼저 응답하십시오.
이메일에 응답하는 데 시간이 더 필요한 경우 특별히 지정된 폴더로 이동하세요.
Gmail을 사용하여 Inbox Zero에 도달
Gmail이 가장 좋습니다. -전 세계에서 이메일 클라이언트를 사용했지만 대부분의 사람들은 플랫폼이 실제로 얼마나 다재다능한 지 알지 못합니다. Gmail은 도구로 가득 찬 이며 모양을 대폭 제어 할 수있는 맞춤형 옵션입니다. Inbox Zero는 이러한 도구를 활용하면 훨씬 더 쉽게 얻을 수 있습니다.
특별 별표 사용
별표 아이콘을 클릭하여 이메일에 별표를 표시하는 기능에 대해 누구나 알고 있습니다.하지만 사용할 수있는 별표가 12 개라는 사실을 알고 계셨습니까? 설정>모든 설정보기>일반을 클릭 한 다음 별표하위 섹션이 표시 될 때까지 스크롤합니다.
별의 색상은 다양하지만 느낌표, 빨리 감기 화살표, 확인 표시, 물음표 및 소문자 i와 같은 아이콘도 있습니다. 기본적으로 기본 별표 만 활성화되지만 아이콘을 클릭하고 사용 중섹션으로 드래그하여 활성화 할 수 있습니다.
Gmail에는 단일 기호 만 표시됩니다. 여러 번 클릭하여 선택한 모든 별을 순환합니다. 표준 별표, 빨간색 별표, 소문자 i 및 녹색 체크 표시의 4 개 이상의 기호를 선택하십시오.
여러받은 편지함 및 필터 설정
Gmail에서 사용할 수있는 몇 가지 탭 (프로모션, 개인, 소셜 등)에 이미 익숙 할 것입니다. . 설정>받은 편지함으로 이동하고 받은 편지함 유형옆에있는 드롭 다운 상자를 클릭하고 여러받은 편지함
을 선택합니다. 여러받은 편지함 섹션이라는 새 섹션이 나타납니다. 기본받은 편지함과 함께 볼 맞춤 섹션의 이름을 최대 5 개까지 지정할 수 있지만 기본적으로 2 개는 채워져 있습니다. 한 섹션은 별표 표시된 이메일 용이고 다른 섹션은 초안 용입니다. 이러한 섹션은 검색어로 지정되므로 섹션을 따로 설정하려면 각 특수 별의 이름을 알아야합니다.
각 별의 이름입니다. :
검색어 필드는 다른 연산자를 인식하므로 OR / AND 명령을 사용하여 동일한 섹션에 여러 별을 포함 할 수 있습니다. 검색어필드 옆에 섹션 이름필드가 있습니다. 여기에 필드를 호출 할 특정 이름을 입력하세요.
Inbox Zero를 달성하려면 몇 가지 특정 섹션을 설정하는 것이 가장 좋습니다.
필요에 따라 다섯 번째 섹션을 설정하도록 선택할 수 있습니다. 하지만이 네 가지가 가장 기본적인 작업을 처리합니다.
Inbox Zero에 도달
Gmail 설정을 변경 했으므로 이제 모든 작업을 실행할 차례입니다. 먼저 필터를 설정하십시오. 다음을 입력합니다.
이메일을 받으면 가장 먼저해야 할 일은 응답이 필요한지 아니면 삭제해야하는지 결정하는 것입니다. 이메일이 스팸이거나 응답을 보증하지 않는 경우 즉시 삭제하거나 보관 처리하세요.
이메일에 응답이 필요하고 2 분도 채 걸리지 않으면 응답하십시오. 2 분 이상 필요한 경우 별표아이콘을 한 번 클릭합니다. 이메일이 긴급하고 다음으로 응답해야하는 경우 아이콘을 두 번 클릭하여 빨간색 별표로 표시합니다.
이메일에 답장 한 후 답장을 기다리고있는 경우 별표아이콘을 세 번 클릭하여 '답장 대기 중'으로 지정합니다. 다른 사람이 더 잘 처리하는 이메일을받은 경우 해당 사람에게 전달하고 별표아이콘을 네 번 클릭하여 '위임 됨'으로 표시합니다.
이메일에 응답 할시기를 선택하고 해당 시간 내에 만 작업하는 데 집중합니다. 마감일을 정하고 이메일 처리 기간을 설정함으로써받은 편지함에서 보내는 시간을 줄여 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다. 시간이 시작될 때 처리하기로 선택한 경우 긴급한 이메일에 먼저 응답 한 다음 나머지는 거기에서 처리하십시오.
이러한 방법을 실행하면 곧받은 편지함을 완전히 제어 할 수 있습니다. 이미 엉망이라면 하루에 30 분을 따로 떼어 놓고 이미 가지고있는 이메일을 분류하고 중요한지 아닌지를 결정하세요. 필요한 사람에게 응답하고 필요없는 사람은 삭제하세요.
약간의 시간이 소요될 수 있습니다. 하지만 필터, 지정된받은 편지함 및 기타 도구가 Inbox Zero에 도달하는 데 도움이 될 것입니다. 그리고 거기에 머무르는 데 가장 도움이되는 기술을 찾을 수 있습니다.