더 적은 시간을 낭비하도록보다 체계적으로 조직하는 방법을 찾는 것은 특히 바쁜 사람들에게 끊임없는 투쟁입니다.
수많은 책과 수천 가지 기사가 있습니다. "(GTD) 원칙. 그러나 많은 사람들에게 GTD의 아이디어와 원칙은 너무 많은 일처럼 느껴질 수 있으므로 조직을 마치면 실제로 어떤 일도 할 시간이 없습니다.
그 이유는 많은 GTD 원칙을 수행하는 앱과 자동화를 설정하는 데 중요합니다. 또는 최소한 이러한 앱을 사용하는 방식에 따라 체계적이고 효율적으로 작업 할 수 있습니다.
받은 편지함을 사용하여 마음을 정리하세요
작업을 수행하려면 "받은 편지함"이 중요합니다. 이메일받은 편지함이 아니라 작업받은 편지함입니다.
마음에 집중하고 체계적으로 정리하는 데 도움이되는 가장 중요한 방법은 혼란을 제거하는 것입니다. 어수선한 말은해야 할 일을 떠 올릴 때 그러한 아이디어 나 순간을 의미합니다. 이러한 방해 요소를받은 편지함에 던져 넣으면 머리에서 벗어나 방해 요소를 피할 수 있습니다.
여러분이 사용하는 앱은 중요하지 않습니다. 받은 편지함이 있습니다. 앱에 웹 기반 도구와 모바일 앱이 모두 포함되어 있으면 현재 위치 또는 수행중인 작업에 관계없이 이러한 아이디어를 수집 할 수 있습니다.
In_content_1 all : [300x250] / dfp : [640x360]->받은 편지함과 이메일 계정을 통합하여 한 단계 더 나아가십시오. 예를 들어 ToDoist를 Gmail 계정과 통합하는 Gmail Chrome 용 ToDoist 플러그인 을 설치할 수 있습니다.
이 플러그인을 사용하면 열린 이메일 상단에서 ToDoist 아이콘을 선택할 수 있습니다 빠른 작업 추가기능을 사용하여 이메일을받은 편지함에 새 작업으로 추가 할 수 있습니다.
이 기능을 사용하면 작은 작업을 수행하는 동안 시간을 낭비하지 않아도됩니다 이메일받은 편지함이 처리되었습니다. 새로운 작업으로 시간이 걸리는 이메일을 따로 보관 해 두십시오.
대부분의 할 일 앱에는 일반적으로 브라우저 용 Chrome 확장 프로그램도 있습니다.
웹 페이지에서 읽고있는 정보를 기반으로 새 작업을 추가 할 수 있습니다. 아이디어는받은 편지함에 아이디어를 추가하여 나중에 기억할 필요가 없도록 빠르고 쉬운 방법을 제공하는 것입니다.
보다 체계적으로 구성하는 가장 좋은 방법 중 하나는 마음이 깨끗하고 자유 롭습니다.
캘린더 구성 유지
너무 많은 사람들이 캘린더와받은 편지함을 같은 용도로 사용하려고합니다. 작업을 추적합니다. 캘린더가 아닙니다.
캘린더는 시간 관련 이벤트 만 예약하는 곳입니다. 모든 작업이 아닙니다. 캘린더에는 다음 항목 만 포함되어야합니다.
"초점 시간"블록은 작업 시간 내에 특정 작업이 아니어야합니다. 달력. 이것은 할 일 목록의 대상이며 할 일 목록은 해당 초점 시간 동안 다음에 수행 할 작업을 결정하는 곳입니다.
반복 이벤트 외에, 약속 및 집중 시간, 나머지 일정은 회의 또는 기타 예기치 않은 작업을 위해 열려 있어야합니다.
사용 가능한 시간이 있으면 언제든지 작업에 더 많은 시간을 할애 할 수 있습니다. 초점 시간이 지나서 회의 일정이 잡힌 경우 필요에 따라 회의를 이동하십시오.
위의 캘린더에 매일 아침 작업 준비가 있고 주간 작업 검토 여기에서받은 편지함을 정리하고 아래 섹션에 설명 된대로 프로젝트를 계획하고 우선 순위를 정합니다.
우선 순위를 변경하여해야할 일 목록을 제거합니다
인생은 빠르게 변화하고 그 변화는 우선 순위를 바꿀 수 있습니다.
사용하는 모든 할 일 목록은 그러한 삶의 우선 순위를 나타내는 최상위 프로젝트로 구성되어야합니다. 예를 들어, 내 업무에서 중점을 두는 가장 중요한 분야는 다음과 같습니다.
매주 작업 검토 중에 모든 작업 영역을 스캔하려고합니다. 이러한 모든 프로젝트에 포함 된 작업이 여전히 관련성이 있고 중요해야합니다.
작업의 우선 순위를 변경하거나 완전히 삭제하여이를 수행합니다.
GTD에서 가장 중요한 원칙 중 하나는 더 이상 중요하지 않은 것을 제거하는 것입니다. 이들은 공간을 차지하고 혼란을 일으키는 작업입니다. 이 혼란을 없애는 것이보다 체계적으로 구성 할 수있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.
각 작업을 볼 때 3 단계를 따르십시오.
매주이 작업을 수행 할 수있는 쉬운 방법은 할일 모바일 앱을 사용하고 작업 및 우선 순위를 검토하는 것입니다. 집에서 휴식하는 동안 데크에 앉아 커피를 마시고 작업을 스캔하고 우선 순위를 정하십시오.
프로젝트를 적절하고 과대 평가하는 시간 계획
매일 아침 매일해야 할 일함을 통해 작업하고 각 작업의 두 가지 주요 구성 요소를 계획합니다
시간 추정은 노력에 대한 판단입니다. 한 번의 전체 세션을받은 경우 5-15 분, 15-30 분, 30-60 분 또는 1 시간 이상이 걸립니까? 이 시간대에 대해 색상 레이블을 만들어 각 새 작업에 적용하십시오.
작업 소요 시간을 추정 할 때는 항상 약간 과대 평가하십시오. 그렇지 않으면 작업이 완료되지 않은 상태에서 계속 시간이 부족하게됩니다.
각 작업의 중요도는 얼마나 빨리 완료해야합니까? 상사가 금요일까지 보고서를 받겠다 고 했습니까? 빨간색으로 강조 표시해야하는 '우선 순위 1'입니다. 언젠가 쓰고 싶은 책의 장입니까? “우선 순위 3”이며 파란색으로 강조 표시되어 있습니다.
색의 의미를 이해하는 한 특정 색은 중요하지 않습니다.
원하는 작업과 작업 결합
모든 것이 집안일처럼 느껴질 필요는 없습니다. 실제로 서로 더 많은 작업을 결합할수록 더 많은 시간을 확보 할 수 있습니다.
여기에 몇 가지 예가 있습니다.
작은 창의력으로 할 일 목록의 여러 작업을 결합하고 일정에 겹치는 시간 동안 여러 작업을 완료합니다.
이러한 독창적 인 시간 관리는 GTD 원칙을 사용하여 매우 효율적으로 만드는 데 중요합니다.
중요성이 아닌 시간을 사용하여 우선 순위 지정
작업의 우선 순위를 지정할 때 작업의 중요성에 대해 생각하지 마십시오 오랜 목표에 있습니다. 긴급 성 측면에서 그것들을 생각하십시오.
그 일을 얼마나 긴급하게해야합니까? 하루 또는 다른 주에 달성하기 위해 어떻게해야합니까?
“우선 순위 1”이되어야 할 유일한 작업은 24 시간 안에 마감 기한이있는 작업입니다. 며칠이 더 있다면 (나중에)“우선 순위 2”로 만드십시오. 시간이 있으면“언젠가”끝내고 싶은 작업은“우선 순위 3”으로 만드십시오.
매일 매일 일정을 검토하여 균형 잡힌 현실감을 확인하십시오.
빨간색이 많으면 해당 작업에 대한 예상 시간을 한눈에보고 초점 블록 내에 맞출 수 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 마감일을 지정한 사람에게 연락하여 나중에 마감일을 요청하거나 시간이있는 팀원에게 위임해야합니다.
모든 것을 처리해야합니다. "시간"의 관점에서. 중요성은 "이 작업을 완료하는 데 시간이 얼마나 걸리지 않습니까?"를 의미합니다.
하루 중 초점 시간이되면 이메일을 포함한 다른 모든 항목을 닫고 해당 작업을 시작합니다.
알림을 효과적으로 사용
알림을 효과적으로 사용하지 않으면 알림이 매우 성 가실 수 있습니다. 약속 또는 회의와 같은 시간 관련 작업에 대해서만 알림을 설정해야합니다.
캘린더에 초점을 맞추는 데 집중할 시간이 있기 때문에 작업에 대한 미리 알림이 필요하지 않습니다.
알림이 발생하도록 설정해야합니다. 해당 이벤트가 발생할 때 사용할 장치에서 예를 들면 다음과 같습니다.
작업을 완료하기 직전에 위치를 항상 생각하고 설정합니다. 적절한 기기 및 앱에서 올바른 알림을 표시합니다.
집중된 작업 세션을 효과적으로 사용
초점 시간이 왔습니다. 지금 무엇입니까?
환경이 집중력과 생산성에 도움이되는지 확인하십시오. 사무실 문을 닫습니다. 좋아하는 진정 음악 를 재생하십시오. 컴퓨터에 앉아 현재 진행중인 작업에만 집중하십시오.
초점 시간은 빛을 발하는 시간입니다. 마지막으로 일을 마칠 때입니다. 하루의 마지막 생산성은 "초점 시간"동안 실제로 얼마나 잘 초점을 맞출 수 있는지에 달려 있습니다.
생산성을 높이고 싶습니까? 온라인 포모 도로 앱 을 사용하여 정기적으로 짧은 휴식을 취하십시오. 이렇게하면 더욱 상쾌하고 집중력을 유지할 수 있습니다.
큰 그림에 집중해야 함
한 달에 한 번 이상 큰 목표를 달성하기 위해 노력하고있는 모든 것이 큰 삶의 목표와 일치하는지 확인하십시오.
그 목표가 무엇인지 또는 어떻게 작은 조각으로 나누는 지 확실하지 않습니까? 골 스케이프 과 같은 목표 계획 앱을 사용하는 것이 좋습니다.
이것은 서클 내부에서 중요한 삶의 목표를 시각화하는 창의적인 방법입니다. 그 원을 중심으로 분기는 그 큰 목표를 달성하기 위해 달성해야 할 것들입니다. 외향으로 갈수록 목표는 더 작아집니다. 바깥 고리는 현재 진행중인 작업이 포함 된 블록을 형성합니다.
매월 삶의 변화에 따라 목표 서클을 검토하면 더 이상 중요하지 않은 것을 제거하고 새로운 것을 추가 할 수 있습니다
할 일 목록에서 설정 한 작업을 정리하고 우선 순위를 지정하는 방법을 지시하려면이 큰 목표를 사용하십시오.
Goalscape가 작동하지 않는 경우 당신을 위해, 선택할 수있는 다른 목표 계획 앱 이 많이 있습니다.
계획을 세우거나 과도하게 조직하지 마십시오
중요한 것은 도구가 자신의 일을하도록하십시오. 구성 및 계획을 위해 검토 세션 만 소비해야하지만 실제 작업을 수행하지 않도록 계획 및 작업 구성에 많은 시간을 집중하지 마십시오.
이는 매일, 매주, 월별 검토 세션은보다 체계적인 방법입니다. GTD 루틴을 관리하는 데 필요한 시간입니다. 그 외에는 모든 것이… 일을 끝내는 것입니다.
일을 끝내는 데 어떤 조언이 있습니까? 아직 다루지 않은 것이 있습니까? 의견에 알려주십시오.