직장에서 이메일은 아마도 가장 중요한 의사 소통 수단 중 하나 일 것입니다. 당신은 매일 그것을하고 나 같은 사람이라면 익사하고 있습니다.
물론 이메일 관리를 위해 하루에 특정 시간 또는 이틀을 바칠 수 있습니다. 그러나 모든 답장에 10 분 이상을 보내면 이메일이 곧 하루 종일 걸릴 것입니다. Gmail 알림을 사용 중지해도 문제가 해결되지 않습니다.
따라서 답장을 받고 몇 분 이상 걸리지 않는 전문적인 이메일을 작성하는 법을 배우는 이유 쓰기가 필수적입니다. 운 좋게도 오늘날에는이를 달성하기 위해 훌륭한 작가 나 생산성 전문가가 될 필요는 없습니다. 올바른 전략과 그에 맞는 도구를 찾는 것이 중요합니다.
이메일 템플릿 설정 (통조 된 응답)
이메일 템플릿을 생성하면 동일한 질문이나 의견이있는 사람의 시간을 절약 할 수 있습니다. 이메일. 미리 준비된 답변을 설정하는 데 하루가 걸리면 더 이상 하루에 10 번 같은 답글을 쓸 필요가 없습니다. Gmail과 Outlook에는이 기능이있어 시간을 절약하고 이메일을 무료로 자동화 할 수 있습니다.
몇 번의 클릭만으로 Gmail에서 전문 이메일 템플릿을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
귀하 빠른 2-3 문장 응답뿐만 아니라 긴 단락을 포함하는 응답에 대한 템플릿을 만들 수 있습니다. 앞으로 얼마나 많은 시간을 절약 할 수 있을지 놀랄 것입니다.
네트워킹 이메일
문제가 이메일 템플릿을 사용하지 않고 템플릿을 생성하는 경우 네트워킹 이메일에 사진을 제공하십시오. 전문 네트워크를 성장시키는 데 도움이되는 수십 가지 이메일 템플릿이 포함 된 웹 도구입니다.
Resume Worded에서 만든 네트워킹 이메일은 커뮤니케이션을 최적화하는 데 유용한 리소스입니다. 그들이 제공하는 템플릿의 예로는 콜 / 웜 (warm / warm) 소개, 비 응답자 후속 조치, 감사 노트 작성 등이 있습니다.
각 템플릿에는 수신자와의 커뮤니케이션을 향상시킬 수있는 유용한 팁과 제안이 있습니다.
검색 버튼을 사용하거나 목록을 탐색하여 올바른 이메일을 찾을 수 있습니다. 그런 다음 남은 일은 메시지 상자에 복사하여 붙여넣고 세부 사항을 변경하는 것입니다.
워드 카운터 플러스
하루에 10 개가 넘는 이메일을 쓰는 사람이라면 짧고 달콤하게 유지해야합니다. 따라서 너무 긴 이메일을 자주 받으면 단어 카운터 도구를 사용하여 자신을 막을 수 있습니다. Chrome 확장 프로그램 Word Counter Plus가 도움이 될 수 있습니다.
이메일에서 텍스트를 강조 표시하고 한 번의 클릭으로 사용한 단어 및 문자 수를 얻으십시오. 그런 다음 전자 메일 작성을 계속하거나 두 부분으로 구성된 전자 메일을 마무리합니다.
초안지도
더 나은 글쓰기를 도와 이메일을 교정하고 다시 쓰는 데 소요되는 시간을 줄일 수있는 훌륭한 도구를 많이 찾을 수 있습니다. DraftMap은 그중 하나입니다. Grammarly 또는 Hemingway를 생각하고 불필요한 단어 반복을 확인하고 하나의 글쓰기 스타일을 고수하도록 도와줍니다.
이 Chrome 확장 프로그램은 작문에 대한 색상으로 제안 된 실시간 제안을 제공합니다. 수동 음성, 오타, 진부한 소리 및 전자 메일의 가독성에 대한 조언을 피하는 데 도움이됩니다. 모든 제안은 어니스트 헤밍웨이의 글을 기반으로합니다. DraftMap은 모든 프로세스가 이메일 작성 상자에서 바로 수행되므로 특히 유용합니다.
이메일 편집을 마친 후에도 여전히 단어를 강조 표시해도 걱정하지 마십시오. 수신자에게는 색상이 표시되지 않으며 제안 사항은 나에게만 표시됩니다.
귀하의 이메일이 더 나을 수 있습니다
이메일은 더 좋을 수 있습니다. 모든 사람에게 최상의 이메일 사례를 교육함으로써 이메일 관리에 소요되는 시간을 줄 이도록 설계된 온라인 도구입니다.
전문적인 이메일을 작성할 때 특정 규칙을 따릅니다. 메시지에 제목이 분명하거나 불필요한 첨부 파일이없는 것을 확인하십시오. 사람들이이 규칙을 얼마나 자주 위반하는지에 놀랄 것입니다. 결과적으로 양 당사자가 더 많은 시간과 노력을 소비하게됩니다.
이메일이 더 나을 수 있습니다. 10 가지 일반적인 결함 목록이 있습니다. 각 요점에는 이메일을 개선하는 방법에 대한 설명과 예가 제공됩니다. 동료에게 이러한 규칙에 대해 알리고 싶지만이를 수행하는 방법을 모르는 경우에 유용합니다. 당신은 당신의 자신의 단어를 사용하거나 당신의 요점을 설명하기 위해 더 나은 전자 메일에 대한 링크를 보낼 수 있습니다.
우리는 모두 이메일이 완전히 자동화되어 관심을 기울이지 않기를 바랍니다. 오늘날에는 이것이 가능하지는 않지만, 모든 작은 도움이됩니다. 이메일 길이를 줄이거 나 글을 쓸 때 타이밍을 정하든 몇 가지 규칙을 설정하면 첫 번째 개선 사항을 알 수 있습니다.
시간이 많이 걸리는 이메일 작성을 중단 할 수 없다면 이메일을 완전히 포기해야 할 때입니다. CRM (고객 관계 관리자) 또는 대신 동료와 메시지를주고받을 여유 를 사용해보십시오. 다른 것이 없다면 이메일에 더 적은 시간을 할애 할 수 있습니다.